Perbekalan/Peralatan Kantor
Pengantar
Suatu kantor dalam
melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga
akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan, tanpa adanya
perbekalan kantor yang memadahi tak mungkin ada hasil kantor yang baik.
Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahan bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.
Untuk lebih jelasnya apa saja perbekalan kantor itu mari kita pelajari materi berikut.
Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahan bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.
Untuk lebih jelasnya apa saja perbekalan kantor itu mari kita pelajari materi berikut.
Memilih Peralatan Kantor
Peralatan/perbekalan kantor terdiri dari 5
macam yaitu :
Perabot, peralatan/perlengkapan, mesin, pesawat dan interior kantor.
Pengertian Perbekalan kantor adalah semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan.
Perabot, peralatan/perlengkapan, mesin, pesawat dan interior kantor.
Pengertian Perbekalan kantor adalah semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan.
Perbekalan
kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor,
tanpa ada perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu,
karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan
dengan peralatan kantor yang ada.
Macam-macam Peralatan Kantor
Seperti
dijelaskan di muka bahwa perbekalan kantor ada 5 macam yaitu :
- Perabot
kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang
berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor
juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan
tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari
perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture.
Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
- Peralatan/perlengkapan kantor
adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan
yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.
Apabila dirinci
peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:
- Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dsb.
- Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang
kantor yang dapat di pakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya
penggaris, hecter/stepler, gunting dsb.
- Mesin-mesin kantor
adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses
pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto
copy dsb.
- Pesawat
Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk
mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak
luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.
- Interior kantor
yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan
kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu,
vas bunga, dsb.Identifikasi KebutuhanUntuk dapat memilih peralatan kantor dengan tepat maka harus tahu tentang kebutuhannya, karena pada dasarnya tepat tidaknya pemilihan peralatan tergantung dengan kesesuaian kebutuhan.
Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih/gunakan maka harus didaftar dahulu kebutuhan perbekalan/perlengkapan yang dibutuhkan. Berikut ini contoh daftar kebutuhan perbekalan/ perlengkapan suatu kantor.NoKodeNama BarangTipeSpesifikasimerkJumlah102-03-17-02-23-00Amplopcoklat27,5 x 43 cmJAYA2 box202-04-44-00-72-32BaterayCalkulatorfx-992Casio10 buah302-05-58-08-10-00Benang TaliRapiaplastik~1 kg401-01-21-00-00-04Keyboard102 keys--5 buah5…………… dstPengisian kode barang berdasarkan ketentuan yang ada dikantor.Biasanya daftar kebutuhan barang di buat untuk 1 tahun dan diajukan oleh bagian perlengkapan/rumah tangga kepada pimpinan melalui bendaharawan.
Penanganan Perlengkapan Kantor
Untuk menangani masalah peralatan/perlengkapan
kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan
langkah-langkah berikut:
- Pengadaan
Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.
- Penyimpanan
Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).
- Pengeluaran/Pendistribusian
Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.
- Pemeliharaan
Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.
- Penghapusan
Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.
Alur Penanganan Perlengkapan Kantor:
1. Pengadaan
2. Penyimpanan
3. Pendistribusian
4.
Pemeliharaan
5. Penghapusan
|
Tidak ada komentar:
Posting Komentar